خدمات فنی

فراهم آوری

انتخاب ، تهیه و مجموعه سازی

فراهم آوری یکی از حیاتی ترین بخش های هر کتابخانه است. این بخش در حقیقت خوراک دهنده معنوی سازمان است. این بخش را شاید بتوان شکل گرفته از دو زیر بخش دانست: بخش انتخاب ، بخش تهیه.

1. انتخاب
انتخاب کتاب امری وابسته بفرد نیست و کنشی جمعی بر پایه اصولی مدون است که از خط مشی کتابخانه بدست می آید. خط مشی کتابخانه است که گونه و مخاطب کتابخانه را آشکار کرده و معین می سازد. این امر نه تنها راه گشای امر فراهم آوری است که در زمینه مجموعه سازی و گسترش مجموعه نیز چراغ هدایت است.
امر فراهم آوری نخست در کمیته انتخاب آغاز می شود. کمیته ای که دارای اعضایی ثابت و متغیر است. یک کمیته ایده ال انتخاب کتاب شامل افراد زیر است:
1.رئیس کتابخانه: که در حقیقت نماینده بخش اداری است و برای اجرایی شدن تصمیمات کمیته دستور کتبی وی لازم است.
2.کارشناس کتابداری: در حقیقت اوست که کتاب های پیشنهاد شده را به خط مشی کتابخانه سنجیده و مناسب ترین کتاب را برای مجموعه انتخاب و به کمیته پیشنهاد می دهد. در امر مجموعه سازی و گسترش مجموعه باید به یاد داشت که بهترین کتاب شاید همیشه مناسب ترین کتاب نباشد. این امر همواره به جامعه کتابخانه و خط مشی آن باز می گردد. این کارشناس می تواند در بخش مجموعه سازی نیز فعال باشد. در حقیقت او است که فهرست های لازم را تهیه ،یا از میان فهرست های دریافتی ، فهرست های مناسب و همخوان با خط مشی و آئین نامه انتخاب کتاب را به کمیته پیشنهاد و ارائه می دهد.
3.نماینده بخش مالی: در حقیقت حضور این نماینده برای سرعت بخشیدن به تهیه بودجه و تأمین اعتبار برای خرید است . اگر بخش مالی در روند تهیه کتاب نباشد، کمیته ناچار است در مواردی به روشن سازی علت انتخاب و بهای کتاب بپردازد.
اما کمیته انتخاب افراد دیگری را نیز شامل است که اشخاصی ثابت نیستند وبه فراخور می توانند تغییر کنند. این افراد در کمیته ای ایده ال بدین قرار اند:
1.کارشناس موضوعی: گاهی برای انتخاب کتاب در موضوع های تخصصی نیاز به حضور مشاوری در کمیته ضروری است. این فرد در حقیقت کارشناس کتابداری را در امر انتخاب کتاب مناسب و نه بهترین کتاب ، یاری می کند . اما او تنها مشاور است و نه انتخاب گر.
2.کارگزار کتاب: این فرد در حقیقت کسی است که نبض بازار را می داند. او در زمینه خرید کتاب های نایاب و کتاب های منتشر شده در خارج از کشور می تواند کمیته را یاری نماید و به آن مشاوره دهد.
پس از آن که کمیته به امر بررسی فهرست های ارائه شده پرداخت و سیاهه ای از کتاب های مناسب تهیه شد. بخش مالی اعتبارلازم را فراهم می کند. کمیته این فهرست را برای تهیه ، در اختیار بخش تهیه یا سفارشات قرار می دهد.

2. تهیه
پس از بررسی فهرست های ارائه شده به کمیته انتخاب و تهیه فهرست کتاب های مناسب ، بخش تهیه با حفظ الویت های مجموعه سازی ، جهت تهیه آن فهرست اقدام می کند. این عمل پس از تأمین اعتبار لازم از سوی بخش مالی انجام خواهد گرفت. بخش تهیه با مراجعه به ناشران یا کارگزاران مناسب در گام اول به دریافت پیش فاکتور اقدام می کند. با ارسال این پیش فاکتور به همراه دستور پرداخت آن از سوی رئیس کتابخانه به بخش مالی، گام دیگر در جهت تهیه منابع آغاز می شود. در این مرحله کارپرداز کتابخانه با مراجعه به ناشر یا کارگزار با ارائه رسید بانکی پرداخت بهای کتاب ها اقدام به انتقال آن ها به محل کتابخانه می کند.

3. مجموعه سازی
مجموعه سازی از بخش های مهم در ساختار هر کتابخانه است. غنا و ضعف هر کتابخانه برآمده از قدرت کارایی یا عدم کارآیی این بخش است. در حقیقت این بخش مفسر خط مشی مدون کتابخانه برای گسترش مجموعه محسوب می گردد. این بخش با کنترل و نظارت بر ورود هر گونه منبع به مجموعه از هر طریق( خرید ، مبادله و اهدا ) به این مهم می پردازد. از دیگر وظایف این بخش می توان به موارد ذیل اشاره کرد:

ایجاد هماهنگی در انتخاب نشریات ادواری با مسئول بخش نشریات (چاپی و الکترونیکی(

ایجاد هماهنگی لازم در انتخاب منابع مرجع با مسئول بخش مرجع

وجین مجموعه

بررسی اقلام رسیده از کارگزاران و یا ناشران تطابق با فهرست سفارش

پیگیری سفارشات

شرکت فعال در نمایشگاه های کتاب جهت آشنایی با منابع تازه و ارائه پیشنهاد به کمیته انتخاب

تهیه آمارهای لازم

سازمان‌دهی و فهرست‌نویسی منابع

انتخاب وفراهم آوری مواد کتابخانه ای برای ارائه به استفاده کنندگان و رفع نیازهای اطلاعاتی آنان کافی نیست کتابخانه ها برای ارائه خدمات سریع و صرفه جویی در وقت استفاده کنندگان و در نتیجه جلب رضایت آنان سازماندهی مجموعه گردآوری شده را انجام می دهند.کارشناسان فهرستنویس کتابخانه ملک نیز طبق آیین نامه، خود منابع اطلاعاتی موجود را سازماندهی می کنند و اطلاعات را در نرم افزار سیمرغ و پایگاه اطلاعاتی مربوط وارد میکنند. کارشناسان این بخش خانم ها تفرشی و جعفری هستند.

بازگشت >